8 เคล็ดลับ จัดการค่าใช้จ่ายธุรกิจของคุณให้ดีขึ้น

สิ่งแรก ๆ ที่เจ้าของธุรกิจ พยายามทำก่อนเลยในช่วงวิกฤต คือ การทบทวนและลดค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ทั้งค่าใช้จ่ายผันแปร และค่าใช้จ่ายคงที่ โดยเฉพาะค่าใช้จ่ายคงที่ ที่เป็นภาระต้องจ่ายทุกเดือน (แม้ไม่มีรายได้) ทำให้เป็นสิ่งที่ต้องลดหรือตัดออกให้ได้มากที่สุด

ซึ่งจากงานวิจัยพบว่า ธุรกิจมักจะมีค่าใช้ประมาณ 30% ที่ไม่ก่อให้เกิดรายได้ หรือไม่ได้ทำให้ลูกค้าอยากซื้อสินค้าของคุณ ซึ่งแม้ว่าการลดต้นทุน หรือค่าใช้จ่ายแบบทันที จะทำให้เกิดผลดีต่อสภาพคล่อง ในระยะสั้น แต่ถึงในระยะยาวอาจส่งผลกระทบได้ เช่น ช่วงนี้คุณอาจจะลดค่าใช้จ่ายทางการตลาดทันที แต่ถ้าคุณจะมาลดอย่างถาวร หรือระยะเวลานานเกินไป ลูกค้าอาจจะไม่รู้จักสินค้าคุณอีกเลย เป็นต้น

และยิ่งการที่เราเป็นธุรกิจขนาดเล็ก อาจจะไม่ได้สนใจในการจัดการค่าใช้จ่ายมาตั้งแต่ต้น เพราะเห็นว่าไม่จำเป็น แต่ใครจะรู้ครับ สิ่งที่ฉุดรั้งไม่ให้คุณสามารถขยับขยายธุรกิจให้เติบโตขึ้น นั่นเป็นเพราะ คุณไม่รู้จัดการค่าใช้จ่ายให้เป็นระบบที่ดีมาก่อน

ตอนนี้จึงเป็นเวลาที่ดีที่คุณจะมาจัดการค่าใช้จ่ายธุรกิจ ด้วย 8 เคล็ดลับ เหล่านี้

1. ทำความเข้าใจโครงสร้าง ต้นทุน-รายได้ ของธุรกิจ

เป็นรายการที่สำคัญที่สุดในการบริหารต้นทุนอย่างมีประสิทธิภาพ เจ้าของธุรกิจหลายแห่ง ไม่ได้ให้ความสนใจในการเก็บข้อมูลที่ถูกต้องว่า แท้จริงแล้วต้นทุนของธุรกิจคืออะไร ซึ่งในการจัดการต้นทุน เริ่มแรกต้องระบุแหล่งที่มาของรายได้ ว่ามาจากยอดขายสินค้าและบริการใดบ้าง? ลูกค้าที่มีการใช้จ่ายสูงสุดคือใครหรือกลุ่มไหน

ซึ่งคุณจำเป็นต้องรู้ว่า มีต้นทุนหรือค่าใช้จ่ายประเภทใด ที่จะส่งผลต่อลูกค้าหรือยอดขายของคุณโดยตรงและที่ส่งผลทางอ้อม เช่น ค่าโสหุ้ยต่าง ๆ หรือค่าประชาสัมพันธ์ เป็นต้น เพื่อคุณจะได้จัดการค่าใช้จ่ายในธุรกิจได้ง่ายขึ้น เมื่อเกิดวิกฤต

2. มีแผนผังหน่วยงานในธุรกิจที่ชัดเจน

ถ้าคุณทำธุรกิจคนเดียวก็ข้ามไปได้ครับ แต่ถ้าคุณมีทีมงาน มีแผนกหรือหน่วยงานต่าง ๆ แม้จะไม่ได้เป็นธุรกิจขนาดใหญ่ แต่สิ่งที่คุณควรทำลำดับแรกเลยคือ จัดทำแผนผังหน่วยงาน (หรือแผนผังองค์กร) ที่จะช่วยระบุถึงหน้าที่ความรับผิดชอบ และขั้นตอนการทำงานของธุรกิจคุณ

สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจว่าแต่ละหน่วยงานได้รับผลกระทบจากหน่วยงานอื่นอย่างไร เช่น คลังสินค้ามีผลต่อยอดขายอย่างไร ?

ดังนั้น เพื่อลดความซับซ้อน เจ้าของธุรกิจต้องตั้งคำถามอยู่ตลอดเวลาว่า ไม่ใช่แค่ทำงานเสร็จแล้วจบ แต่เราจะสามารถทำงานให้ดีขึ้น ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นได้อย่างไร ซึ่งเมื่อคุณร่างแผนผังหน่วยงานต่าง ๆ ขึ้นมาแล้ว คุณอาจจะสังเกตว่ามีงาน หรือมีขั้นตอนบางอย่าง ที่ไม่จำเป็นสำหรับธุรกิจของคุณก็เป็นได้

3. เพิ่มทักษะของทีมงานและการมีส่วนร่วม

ใครจะรู้ครับว่า ในช่วงภาวะเศรษฐกิจถดถอย จะเป็นอีกหนึ่งโอกาสที่คุณสามารถใช้ฝึกอบรมทีมงาน เพื่อสร้างทีมที่มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เพราะยังไงแล้วคนเราต้องการมีพัฒนาทักษะให้ดีขึ้น และต้องการที่นำความสามารถนั้น มาช่วยให้บริษัทที่พวกเขาทำงานประสบความสำเร็จ และสิ่งสำคัญคือ การพัฒนาทีมงานของคุณ จะทำให้ธุรกิจควบคุมต้นทุนได้ในระยะยาว เพราะแทนที่ต้องจ้างคน 3 คน เราอาจจะเหลือจ้างแค่คนเดียว

และควรจะให้ทีมงานเข้ามามีส่วนร่วม ในกระบวนการจัดการต้นทุนหรือค่าใช้จ่ายในธุรกิจ เพราะบางทีทีมงานที่ต้องนั่งทำงานทุก ๆ วัน อาจจะรู้และเข้าใจถึงปัญหา และรู้ว่าควรทำอย่างไรเพื่อประหยัดค่าใช้จ่ายได้เป็นอย่างดี

4. กลับไปที่แผนธุรกิจของคุณ

ทุกธุรกิจ ถึงแม้จะเป็นธุรกิจขนาดเล็ก ก็จำเป็นต้องมีแผนธุรกิจ เพื่อจะได้เป็นการกำหนดว่าธุรกิจจะเดินไปที่จุดไหน (กลยุทธ์ทางธุรกิจในระยะยาว) และสิ่งสำคัญ คือ การจัดการต้นทุนและค่าใช้จ่าย ควรเป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์ที่จะใช้กำหนดการขับเคลื่อนธุรกิจด้วย เพราะมันคงไม่ดีแน่ ถ้าคุณจะมานั่งดูต้นทุน ค่าใช้จ่าย เฉพาะตอนที่เกิดวิกฤต เพื่อจะมาแก้ปัญหาระยะสั้นเท่านั้น

5. เรื่องธรรมดา แต่ยังได้ผล

แม้ในเรื่องค่าใช้จ่ายที่เป็นนัยสำคัญของธุรกิจ จะเป็นเรื่องที่ต้องใช้เวลาในการลด แต่ก็ยังมีรายการค่าใช้จ่ายในเรื่องธรรมดา ที่คุณสามารถทำการลดได้ทันที เช่น

ตรวจสอบใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์ เพื่อหาดูว่ามีใครคิดเงินเกิน หรือไม่ได้ให้ส่วนลดตามที่ตกลงไว้หรือไม่

ตัดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นทิ้ง เช่น ค่าบริการรายเดือน, ค่าสมาชิก, ค่าเช่า เป็นต้น
ลดค่าสาธารณูปโภคต่างๆ เช่น ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์ เป็นต้น
ค่าใช้จ่ายในการเดินทาง เท่าที่จำเป็นและถ้าต้องบินก็ปรับมาเป็นชั้นปกติ หรือไม่ก็ใช้การประชุมแบบ Conference แทน
ลองหาซัพพลายเออร์ที่เสนอราคาที่ถูกกว่า (เชื่อเถอะว่าช่วงนี้ใครๆ ก็ต้องการยอดขาย) แต่คุณภาพต้องไม่ลด

6. เปรียบเทียบกับอุตสาหกรรม

ลองเปรียบเทียบต้นทุนและค่าใช้จ่ายของธุรกิจคุณกับธุรกิจอื่นที่คล้ายคลึงกัน หรือไม่ก็เปรียบเทียบกับค่าเฉลี่ยของอุตสาหกรรมในกลุ่มที่คุณอยู่ หรือในพื้นที่ต่างๆ ว่าเป็นอย่างไร ถ้าไม่รู้จะหาตัวเลขเปรียบเทียบที่ไหน ลองเข้าไปดูบริษัทในตลาดหลักทรัพย์ ที่อยู่ในธุรกิจใกล้เคียงกับคุณก็ได้ แล้วมาทบทวนสิ่งที่คุณกำลังทำและวิธีที่คุณกำลังทำอยู่เป็นระยะ

7. พูดคุยกับลูกค้าของคุณ

การพูดคุยกับลูกค้า จะช่วยให้เราเข้าใจถึงปัญหาที่ลูกค้าเจอ แล้วสินค้าหรือบริการของเราสามารถตอบโจทย์ได้หรือไม่ เพราะลูกค้าของคุณ คือ แหล่งที่ดีที่สุดที่จะบอกคุณว่า ส่วนใดของสินค้าหรือบริการของคุณมีความสำคัญต่อพวกเขา และส่วนใดที่เกินความต้องการของพวกเขา (เพราะงั้นน่าจะตัดทิ้งได้)

8. ตรวจสอบการเงินของธุรกิจคุณ

เป็นไปได้ควรลดเงินทุนหมุนเวียนที่ไม่จำเป็นต้องใช้ให้อยู่ในระดับต่ำ โดยย่นระยะเวลาการเก็บเงินลูกหนี้ให้ได้เร็วขึ้น และยืดระยะเวลาการชำระคืนเจ้าหนี้ (ซัพพลายเออร์) ให้นานขึ้น นอกจากนี้ ถ้าจะใช้เงินกู้ควรใช้เงินกู้ดอกเบี้ยต่ำมากกว่าเงินเบิกเกินบัญชี และใช้บัตรเครดิตเพื่อเพิ่มสภาพคล่องได้ แต่ก็ต้องระวังในเรื่องการผิดนัดชำระ ที่มีภาระดอกเบี้ยสูงมาก อย่าลืมที่จะติดตาม มาตรการการช่วยเหลือของทางภาครัฐ สำหรับธุรกิจหรือผู้ประกอบการ

(สำหรับแหล่งเงินทุนของธุรกิจขนาดเล็ก สามารถไปดูต่อได้ที่ > 10 แหล่งเงินทุนของธุรกิจขนาดเล็ก)

ลองนำ 8 เคล็ดลับเหล่านี้ ไปจัดการค่าใช้จ่ายธุรกิจคุณดูนะครับ เพราะแม้ตอนนี้หลายธุรกิจต่างก็ประสบปัญหาเหมือนกันหมด แต่สิ่งที่จะทำให้เราอยู่รอดได้ คงต้องรู้จักที่จะจัดการตัวเองก่อนเป็นลำดับแรก

———————————————————————————————————

สนใจข้อมูลธุรกิจ การเงิน การลงทุน เล่าให้ฟังเข้าใจง่ายๆ พร้อมทั้งแรงบันดาลใจดีๆ ในการสร้างฝัน ติดตาม iYom Biz+Inspiration ได้ที่

website : iyom-bizinspiration.com

facebook : https://www.facebook.com/iYomBizInspiration/ทำธุรกิจ ธุรกิจขนาดเล็ก ปี 2021 เคล็ดลับ